Rédiger des lettres en Word

Toujours présenter une lettre dans les règles de l’art devient un jeu d’enfant si vous réalisez un modèle dans Word. Tout se trouve alors exactement où et comme vous le voulez.

Cet article s’applique à Microsoft Word 2003. Les autres versions peuvent différer légèrement sur certains points.

Utiliser l’assistant courrier dans Word

Word possède une fonction qui vous permet de réaliser très simplement une lettre soignée.
? Ouvrez dans Word un nouveau document.
? Cliquez sur Extra puis sur Assistant Courrier.
? Cliquez sur le premier onglet Mise en forme de lettre.
? Si vous voulez que la date exacte apparaisse automatiquement en haut de la lettre, cochez la case  » Format de date « . Avec la flèche située à droite de la date, vous choisissez le mode de présentation de la date que vous préférez.
? Dans Style de lettres, vous pouvez choisir entre  » lettre contemporaine « ,  » lettre élégante  » et  » lettre professionnelle « . Commencez par les essayer toutes les trois et vous verrez directement la différence.
? Cochez la case  » Papier à en-tête  » pour créer un en-tête.
? Allez ensuite dans l’onglet Destinataire. Introduisez les coordonnées de la personne à laquelle la lettre est destinée.
? Dans cet onglet, vous choisissez également la formule d’adresse.
? Enfin, vous allez dans l’onglet Expéditeur
? Vous y introduisez votre propre nom et votre adresse.
? Avec la flèche située à côté de  » Formule de politesse « , vous choisissez la formulation souhaitée.
? Vous pouvez également indiquer ici combien vous souhaitez ajouter de pièces jointes à la lettre.
? Lorsque tout ceci est prêt, cliquez sur OK.
? Il ne vous reste plus qu’à taper dans le document le texte de votre lettre à l’endroit où il est indiqué  » Tapez votre texte ici « .

Créer son propre modèle

? Ouvrez dans Word un nouveau document.
? Dans la barre de menu, cliquez sur  » Insertion  » puis sur  » Date et heure  »
? Sous  » Choisir le format « , vous choisissez la manière de présenter la date que vous préférez. En bas à droite, cochez la case  » Mettre à jour automatiquement  » afin que la date soit toujours adaptée automatiquement. Cliquez ensuite sur OK.
? Cliquez ensuite dans la barre de menu sur  » Image  » et  » En-tête et pied de page « . Avec la barre d’outils, vous déterminez si vous voulez par exemple aligner l’en-tête à droite ou à gauche.
? Si vous souhaitez ajouter un logo, par exemple si vous envoyez des lettres pour votre club de loisirs, vous le faites via  » Insertion  » dans la barre de menu, puis en cliquant sur  » Image  » si vous souhaitez utiliser une image standard de Word ou sur  » A partir du fichier  » pour aller chercher le logo à l’endroit où vous l’avez enregistré sur votre disque dur. Lorsque vous avez trouvé le logo, cliquez sur  » Insérer « . Avec le curseur, cliquez à côté du logo et introduisez le nom et l’adresse de votre association. Si vous le souhaitez, adaptez avec la barre d’outils la police et la taille des caractères.
? En pied de page, vous pouvez éventuellement ajouter une formule finale ainsi que votre signature scannée au bon endroit.
? Pour finir, fermez la barre d’outils  » En-tête et pied de page  » en cliquant sur  » Fermer « .
? Il vous reste maintenant à enregistrer le modèle afin que vous puissiez chaque fois le réutiliser comme structure de base pour votre lettre.
? Cliquez sur  » Fichier  » puis sur  » Enregistrer sous « .
? Donnez à votre document un nom de fichier clair dans la case  » Nom du fichier « .
? Cliquez sur la flèche à droite de la case  » Enregistrer sous  » et choisissez  » Modèle de document « .
? Cliquez enfin sur  » Enregistrer  » afin d’enregistrer le modèle. Les modèles sont enregistrés de manière standard dans un répertoire appelé  » Modèles « . Pour chaque lettre, vous pouvez dorénavant travailler avec un modèle, si bien que la présentation de votre lettre sera toujours la même.