Time management, geen sinecure

E-mails, deadlines en eindeloze to-do-lijsten ... voel jij ook vaak dat er te weinig uren in een dag zitten? Dan is goed time management essentieel. Rekruteringsspecialist Robert Walters deelt veelvoorkomende uitdagingen en geeft praktische tips om je productiviteit en workflow te verbeteren.

1. Gestoord worden door collega’s op drukke momenten

Je hebt het druk en collega’s komen steeds met vragen of verzoeken. De verleiding is groot om hen naar je mailbox te verwijzen, maar dat zorgt alleen voor een overvolle inbox. Een betere aanpak is om hen te vragen een uurtje later terug te komen of op een ander geschikt moment te bellen. Vaak lossen problemen zich vanzelf op of blijken ze minder urgent dan gedacht. Zo houd je je inbox schoon en behoud je focus.

2. Moeite met ‘nee’ zeggen

Bang dat je onsympathiek overkomt als je ‘nee’ zegt? Het draait om hoe je nee zegt. Bijvoorbeeld: “Ik werk aan een belangrijk project. Is er iemand anders die dit kan afhandelen?” of “Kan het later op de dag?”. Door vriendelijk en behulpzaam te blijven, kom je professioneel over zonder extra werk op je bord te krijgen.

3. Collega’s zijn moeilijk bereikbaar

Werken met onbereikbare collega’s kan frustrerend zijn. In plaats van te wachten op een antwoord via e-mail, plan vaste overlegmomenten in. Zo zorg je ervoor dat belangrijke informatie op tijd wordt uitgewisseld en je werk niet stil komt te liggen. Vergeet ook niet duidelijke deadlines af te spreken.

4. Onhaalbare deadlines

Iedereen heeft het wel eens meegemaakt: een deadline die niet haalbaar blijkt. Het geheim? Vroegtijdige communicatie. Als je merkt dat je achterloopt, bespreek dit direct met je leidinggevende en stel een alternatieve oplossing voor. Bijvoorbeeld: “Het lukt me vandaag niet om dit af te ronden, kan iemand helpen?”. Dit voorkomt last-minute stress en toont dat je vooruitdenkt.

5. Terugvallen in inefficiënte gewoonten

Oude gewoonten doorbreken is lastig, vooral als je afgeleid wordt. Merk je dat je steeds naar je telefoon grijpt terwijl je een e-mail probeert af te maken? Zet hem op stil of leg hem weg. Niemand is perfect, en het is oké om soms even af te dwalen, zolang je bewust blijft van je gedrag en tijdig corrigeert.

6. Ad-hoc taken verstoren je to-do lijst

Ad-hoc taken zijn kleine, niet urgente taken die vaak terugkomen en je plannen flink in de war kunnen schoppen. De oplossing? Beschouw je taken als stenen en grind. De ‘stenen’ zijn je belangrijkste en meest urgente taken, het grind zijn de kleine, minder belangrijke klussen. Als je niet oplet, ben je al snel enkel bezig met het grind. Begin dus altijd met de stenen, zodat je echt aan je belangrijkste werk toekomt. Het grind kan je later afhandelen.

7. Slechte planning van je leidinggevende

Soms zorgt de slechte planning van je leidinggevende voor extra werk. Durf eerlijk te zijn als je geen ruimte in je schema hebt. Stel bijvoorbeeld voor: “Kan dit morgen, want vandaag heb ik geen ruimte?”. Flexibiliteit is goed, maar je mag ook je grenzen aangeven. Goede communicatie is hierbij de sleutel.

8. Plannen steeds aanpassen door urgente taken

Onverwachte urgente taken kunnen je dag verstoren. Reserveer dagelijks een blok tijd voor deze onvoorziene klussen. Het is belangrijk om ruimte in je agenda te hebben om te kunnen schuiven. Aan het eind van de dag kun je evalueren: was het echt urgent, of had het voorkomen kunnen worden? Dit helpt je om beter te plannen en prioriteiten te stellen.