Op 21 februari is het Single Tasking Day, een dag die in het teken van efficiëntie op het werk staat en focust op één opdracht per keer. Hays geeft 5 tips waarmee je je overvolle to-do lijst efficiënt kan wegwerken.
Wedden dat je nog nooit zo productief was? Ready? Set? Go!
1. Start met de lastigste taak
’s Ochtends onderweg naar het werk ervaar je een knagend gevoel van stress: je wéét dat er een uitpuilende to-do lijst op je wacht. Maar wat doe je eerst?
Rangschik je taken naargelang prioriteit. Plan taken in op specifieke tijdstippen of dagen, afhankelijk van hun moeilijkheid. Alvorens te starten vat je een korte taak aan die graag én goed doet. Een quick win geeft vertrouwen. Vervolgens is het goed om prioriteit te geven aan de lastigste taak. Wedden dat je na afloop extra werklust krijgt door voldoening? Routinetaken handel je af op tijdstippen waarop je een laag energiepeil hebt, bijvoorbeeld rond 15u.
2. One (big) step at a time
Wil je efficiënt werken, concentreer je dan op één taak. Start pas een nieuwe taak als de vorige afgerond is. Het is bewezen dat switchen tussen taken de prestaties van werknemers verlaagt en het risico op slechte resultaten, en lange termijnen vergroot. Het is echter niet makkelijk, je moet nee durven zeggen tegen je collega’s en soms ook tegen je baas. Op Single Tasking Day heb je alvast een goede reden.
3. Las op tijd even ontspanning in
Ook als het aantal taken op het eerste zicht eindeloos lijkt, is het goed om op tijd rustpauzes in te lassen. Productief zijn is het meeste halen uit de tijd die je hebt, niet zoveel mogelijk werken zonder enig gevoel van dringendheid. Veel werknemers voelen een constante druk om schijnbaar productief te zijn. Lunch achter hun bureau, geen tijd voor een koffiepauze of ommetje rond de kantoorblok, doorwerken terwijl ze ziek zijn,... Het werkt echter averechts.
Probeer je ten volle te focussen en aan je maximumcapaciteit te werken gedurende 90 min. Nadien neem je een pauze van 10 à 15 min. Respecteer deze tijdsblokken. Als je gedurende lange tijd jezelf dwingt te concentreren, ervaar je snel mentale moeheid.
4. Gezocht: sparringpartner
Soms kan je zo opgaan in een project dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Vraag feedback van anderen om een duidelijke kijk te krijgen op je taak. Hierdoor zal je die sneller kunnen afwerken en betere resultaten verkrijgen.
5. Positieve vibes
Hoe goed je omgaat met stress kan een professionele troef zijn. Anders nadenken over stress kan je productiviteit verhogen en ook je kans op succes. Versterk positieve gedachten en laat slechte gedachten achterwege. In plaats van te denken “Ik heb zoveel werk, hoe ga ik dat ooit kunnen doen?”, kan je een beheersbaar actieplan opstellen, waarop je elke taak volgens prioriteit behandelt.
