Het kan ook zonder Microsoft Office

Digitaal uitgewisselde documenten, privé of professioneel, moeten compatibel zijn met Microsoft Office. Dat kantoorsoftwarepakket blijft de norm, maar er zijn alternatieven.

Microsoft Office zag het licht in 1988, maar enkel het concept was nieuw. Dat bundelde drie bestaande toepassingen: de spreadsheet Excel (drie jaar eerder gelanceerd op Mac), de presentatiesoftware PowerPoint en de tekstverwerker Word. Vierendertig jaar later is dat trio nog altijd de referentie. De versies van MS Office volgden elkaar op, soms met bijkomende toepassingen – Outlook, OneNote, Access, Publisher -, elk programma kreeg meer mogelijkheden en het aantal functies nam toe, zodat het soms wat van het goede te veel lijkt.

Geleidelijk aan veranderde ook het tariefbeleid van Microsoft. Eerst kocht je gewoon een licentie, vandaag is er het voordelige jaarabonnement voor gezinnen, of een maandelijkse factuur per professionele gebruiker. Er bestaat ook een online variant, met minder mogelijkheden, maar wel gratis.

Nogmaals: overal ter wereld is Microsoft Office de referentie, op alle toestellen, van de computer die op Windows of Mac OS draait, tot de smartphone met Android of iOS. Het is de officieuze norm en dus de evidente keuze voor wie het eenvoudig wil houden. En toch zoeken sommige mensen het liever elders, om uiteenlopende redenen. Aan mogelijkheden geen gebrek.

Cadeautje van Apple

De rivaliteit tussen de Microsoft- en de Apple-fans doet denken aan de tegenstelling van weleer tussen de fans van de Beatles en de Rolling Stones. Aanhangers van het appelmerk moeten wel voor ogen houden dat Microsoft hun favoriete merk in 1997 van het faillissement redde – maar dat is een ander verhaal. Sinds 2017 krijgt iedereen die een iMac of MacBook aanschaft er een gratis kantoorpakket van Apple bij: iWork, met een spreadsheet (Numbers), presentatiesoftware (Keynote) en een tekstverwerker (Pages). Kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid gegarandeerd. De drie programma’s kunnen in Microsoft Office gemaakte bestanden importeren en weer in het juiste formaat exporteren. Het pakket van Apple is in sommige opzichten superieur, maar vertoont ook enkele kleine leemten, vooral qua formatering. Maar het blijft handig en krachtig. En het heeft als grote troef dat het gratis is, ook de updates.

Daar stopt het niet

Facebook en Amazon hebben (nog) geen kantoorsoftware. Maar Google, die andere Amerikaanse softwarereus, heeft er twee. Google Docs, dat online werkt (docs.google.com), combineert de tekstverwerker Docs met de spreadsheet Sheets en de presentatiesoftware Slides. Met als extraatje een tool om formulieren aan te maken: vragenlijsten, uitnodigingen... Naast deze gratis oplossing voor particulier gebruik is er een professioneel pakket, Google Workspace, dat de genoemde toepassingen aanvult met een agenda, contacten, websites aanmaken, een deelplatform enzovoort. Het bundelt alle productie- en samenwerkingstools die een pro in de dagelijkse praktijk nodig kan hebben. Ook hier gebeurt alles online. Google Workspace is niet gratis: de prijzen starten bij 5 euro per gebruiker, per maand.

Vergeet open source niet

Naast deze oplossingen van Amerikaanse giganten, is de gratis software, de zogenaamde open source, een interessante optie. Hier vind je verschillende sterk door Microsoft Office geïnspireerde pakketten. Er is keuze in overvloed. WPS Office, Apache OpenOffice, CryptPad, OnlyOffice... zijn allemaal goede alternatieven. En je kan ze zonder problemen uittesten, want ze kosten niets. Zoek je de beste open source oplossing, dan kunnen we enkel LibreOffice aanbevelen, de meest gebruikte gratis kantoorsoftware ter wereld. Hij wordt door meer dan één openbare dienst gebruikt. Het pakket lijkt sterk op OpenOffice, een ander open source kantoorpakket, maar wordt veel regelmatiger geüpdatet.

LibreOffice omvat niet enkel een tekstverwerker (Writer), een spreadsheet (Calc) en presentatiesoftware (Impress), maar ook een tekenprogramma (Draw), een database (Base) en software voor formules en vergelijkingen (Math). LibreOffice bestaat momenteel enkel voor Mac, Windows en Linux. Zoek je een oplossing voor je smartphone onder Android of iOS? Geen probleem: Collabora Office, een product met dezelfde inspiratie, klaart de klus en is al even gratis.