Een zelfstandige worden in 7 stappen

Er bestaan veel redenen om voor een zelfstandigen- statuut te kiezen. Maar voor u van start kunt gaan, moet u een aantal administratieve stappen zetten.

Voor wie als loontrekkende gewerkt heeft – al was het maar voor korte tijd – is de overgang naar het zelfstandigenstatuut een stap in het onbekende. Officieel is een zelfstandige “een persoon die een beroepsactiviteit uitoefent zonder dat hij gebonden is door een arbeidsovereenkomst of een ambtenarenstatuut”. Binnen de verzamelnaam zelfstandigen, zijn er dan ook verschillende categorieën: de zelfstandige in hoofd- of in bijberoep, de helper, de meewerkende echtgenoot, de stagiair-zelfstandige, de artiest,...

In dit artikel bespreken we de administratieve verplichtingen van de zelfstandige in hoofdberoep of bijberoep (de andere categorieën hoeven slechts een deel van de genoemde stappen te zetten).

Stap 1 Open een bankrekening

Het eerste wat u te doen staat is een zichtrekening openen bij uw bank of een andere financiële instelling. Deze rekening dient uitsluitend voor uw activiteiten als zelfstandige. U mag ze niet gebruiken voor privédoeleinden. Het rekeningnummer, het unieke ondernemingsnummer (zie verder) en de juridische vorm van de onderneming (nv, bvba,...) moeten steeds vermeld worden op de brieven en de officiële documenten van de onderneming (facturen, offertes, ontvangstbewijzen,...)

Stap 2 Schrijf u in bij een ondernemingsloket

Wie een commerciële (u verkoopt een product) of een ambachtelijke activiteit (u levert een dienst, bijvoorbeeld als tuinman) wil starten, moet zich inschrijven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Dit is een grote databank die een aantal gegevens van elke onderneming verzamelt. U gaat daarvoor naar een van de ondernemingsloketten. Zij bundelen een aantal verplichtingen die u voordien op verschillende plaatsen moest vervullen (bijv. de inschrijving in het handelsregister).

U kiest het ondernemingsloket vrij en niets belet u om van het ene loket over te stappen naar een ander. Onderaan deze pagina vindt u de adressen van de maatschappelijke zetels van de erkende ondernemingsloketten, waar u kunt vragen naar het adres van een loket in uw buurt. U kunt de adressen van alle loketten ook vinden op www.mineco.fgov.be (klik achtereenvolgens op Ondernemen en Ondernemingsloketten. Het ondernemingsloket levert verschillende diensten.

• Om te beginnen zorgt het voor uw inschrijving bij de KBO. U zult daarvoor heel wat inlichtingen moeten verstrekken: uw persoonlijke gegevens, uw huwelijksstelsel (met eventueel naam en adres van de notaris), een beschrijving van de activiteit die u gaat uitoefenen, de startdatum van uw activiteit, het zakencijfer dat u denkt te realiseren,... U krijgt ook een ondernemingsnummer toegekend. Dit is een uniek nummer. Let op, de toekenning van een ondernemingsnummer betekent niet dat aan alle verplichtingen is voldaan! Er zijn immers ook nog de eventuele onderwerping aan de btw, de inschrijving bij een Sociale Verzekeringskas en een ziekenfonds en een aantal verplichtingen op het vlak van de personenbelasting (voorafbetalingen).
• Als u dat wenst kan het ondernemingsloket nakijken of u al dan niet btw-plichtig bent en zo ja, de formaliteiten in orde brengen. Uw ondernemingsnummer zal ook als btw-nummer dienen. Ook de aansluiting bij een Sociale Verzekeringskas kan bij het ondernemingsloket gebeuren. Maar u kunt er ook voor kiezen om deze formaliteiten zelf te vervullen (zie stap 3 en stap 5).
• Verder kijkt het ondernemingsloket na of u voldoet aan de toegangsvoorwaarden voor het beroep dat u wilt uitoefenen. Voor bepaalde beroepen moet u bijvoorbeeld kunnen aantonen dat u daartoe bekwaam bent. Bent u dat, dan maakt uw onderneming een grotere kans op slagen.

Stap 3 Neem (als dit nodig is) contact met het btw-kantoor

Onderworpen of niet?

Eerst en vooral controleert u of uw activiteit onderworpen is aan btw of niet. Sommige prestaties zijn immers vrijgesteld op grond van artikel 44 van het BTW-wetboek. Dat zijn onder meer: de prestaties van acteurs, muzikanten en andere artiesten, en van sportlui...

LET OP! Deze vrijstelling mag niet verward worden met de vrijstelling van aangifteplicht voor kleine ondernemingen: als uw inkomsten als zelfstandige onder een bepaald bedrag blijven, moet u geen aangifte doen maar dat is dus iets heel anders.

U neemt contact met het controlekantoor van de btw. Het bevoegde controlekantoor is dat van uw fiscale domicilie (in principe de woonplaats zoals vermeld in het rijksregister). U vindt de kantoren in het telefoonboek ( FOD Financiën) en op de website: www.fiscus.fgov.be (rubriek Wegwijzer federale belastingadministraties).

Bent u btw-plichtig, dan moet u btw aanrekenen aan uw klanten, die ook doorstorten aan de staat en maandelijkse of kwartaalaangiften doen.

De btw aanrekenen en doorstorten

Het normale btw-tarief is 21%. Als u een dienst geleverd hebt voor een waarde van 100 euro moet u dus 121 euro aanrekenen. Er bestaan verlaagde tarieven voor bepaalde sectoren.

Maar vooraleer u de aangerekende btw doorstort, mag u de btw aftrekken die u zelf betaald hebt aan uw leveranciers of dienstverleners. Uiteraard moet de afgetrokken btw betrekking hebben op uw professionele activiteit. Uw privéuitgaven tellen niet mee.

WEETJE Als het bedrag van de btw die u zelf betaald hebt hoger ligt dan wat u moet doorstorten aan de staat, geniet u van een kredietsaldo, belastingkrediet genaamd. Wenst u dat dit krediet wordt terugbetaald, dan moet u een formulier 690 invullen, dat u aanvraagt bij de btw-administratie. U dient het ingevulde formulier in bij uw financiële instelling, die het krediet op uw rekening stort. Vraagt u geen terugbetaling, dan mag u het krediet aftrekken bij uw volgende btw-aangifte.

De btw aangeven

Iedereen die onderworpen is aan btw moet een aangifte indienen:

• elke maand als het zakencijfer hoger ligt dan 1.000.000 euro
• elke maand of elk kwartaal (naar keuze) als uw zakencijfer lager ligt dan 1.000.000 euro.

Voor de aangifte kunt u (nog) kiezen tussen twee methodes:

1. ofwel doet u een aangifte met formulier 625 dat u met de hand of elektronisch invult. De btw-administratie scant dit formulier. U vraagt het op bij de administratie (telefoonboek FOD Financiën of www.fiscus. fgov.be, rubriek Wegwijzer federale belastingadministratie).

De maandelijkse aangifte moet ten laatste worden ingediend de 20e van de maand die volgt op de maand waarop de aangifte betrekking heeft (bijvoorbeeld op 20 april voor de activiteiten van maart). De kwartaalaangifte moet ten laatste worden ingediend de 20e van de maand die volgt op het kwartaal waarop de aangifte betrekking heeft. Voor een volledig burgerlijk jaar zijn de uiterste data: 20 april, 20 juli, 20 oktober en 20 januari van het volgende burgerlijk jaar.

De Nederlandstalige aangiften worden ingediend bij de Federale Overheidsdienst Financiën, Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit, Scanningscentrum, RAC- Ter Plaeten, Sint Lievenslaan 33 bus F, 9000 Gent.

2. u hebt ook de mogelijkheid om een elektronische aangifte te doen via INTERVAT of EDIVAT (dit laatste systeem wordt vooral gebruikt door boekhouders en fiscaal consulenten) op de site van de FOD Financiën www.minfin.fgov.be: klik in de rubriek E-diensten op BTW-aangifte. Hebt u vragen bij het INTERVAT-systeem, bel dan 02 788 51 56 (alle werkdagen tussen 7 en 20 u.) of mail info.intervat@minfin.fed.be.

Om uw btw-aangifte elektronisch te kunnen doen, moet u een zogenaamd certificaat klasse 3 installeren op uw pc, die uw elektronische handtekening vormt. U doet daarvoor een beroep op een instantie die bevoegd is om erkende certificaten af te leveren: Isabel (www.isabel.be) of Global-sign (www.globalsign.net).

De btw betalen

Wanneer? Doet u maandelijks aangifte, dan moet u de btw betalen ten laatste de 20e van de maand volgend op de aangifte. Voor de activiteiten van december moet u ten laatste op 24 december een voorschot betalen.

Doet u een kwartaalaangifte, dan moet u ten laatste de 20e van de tweede en de derde maand van elk kwartaal een voorschot betalen. Dit voorschot bedraagt minstens 1/3e van de btw die verschuldigd was voor het vorige kwartaal.

VOORBEELD Voor het eerste kwartaal 2007 hebt u €300 btw betaald. Op 20 mei en 20 juni (tweede en derde maand van het volgende kwartaal) stort u een voorschot van minstens €100. Op het moment dat u uw btw-aangifte van het tweede kwartaal doet, stort u het saldo. Als we veronderstellen dat de totale btw voor het tweede kwartaal €350 bedraagt, moet u het saldo van €150 betaald hebben ten laatste op 20 juli . Let op, het geld moet op dat ogenblik op de rekening van Vadertje Staat staan, stort dus enkele dagen eerder!

Hoe? Om de btw te betalen, gebruikt u de overschrijvingsformulieren die u kunt krijgen bij de btw-administratie. Om het overschrijvingsformulier toegestuurd te krijgen, kunt u een vakje aankruisen op uw aangifteformulier.

Een jaarlijkse klantenlijst indienen

Voor 31 maart van elk kalenderjaar moet u de btw-administratie een lijst bezorgen van uw klanten aan wie u in het voorbije jaar goederen of diensten geleverd hebt. U noteert ook het totale bedrag dat u gefactureerd hebt en het bedrag van de btw die u uw klanten hebt aangerekend.

WEETJE Deze verplichting geldt enkel als u btw-plichtig bent. Bent u vrijgesteld, dan hoeft u de lijst niet te bezorgen. De klanten waaraan u in totaal minder dan €250 hebt gefactureerd, hoeft u ook niet in de lijst op te nemen.

Stap 4 Houd een boekhouding bij

Om voorgaande verplichtingen naar behoren te kunnen vervullen, moet u uiteraard een boekhouding voeren. Ook hier hebt u de keuze tussen een geschreven en een geïnformatiseerde versie. Voor wie onderworpen is aan het normale btw-stelsel zijn de 2 belangrijkste registers:

• een register met de inkomende facturen: een lijst van de facturen in verband met uw professionele kosten
• een register met de uitgaande facturen: hierin neemt u de activiteiten op waarvoor u een factuur hebt afgeleverd.

U vindt deze registers in winkels die kantoorbenodigdheden verkopen.

Stap 5 Sluit u aan bij een sociale verzekeringskas

Iedereen die een zelfstandige activiteit uitoefent, in hoofd- of bijberoep, moet zich binnen de 90 dagen na het begin van de activiteit aansluiten bij een sociale verzekeringskas voor zelfstandigen naar keuze en bijdragen betalen.

De bijdrageplicht verschilt naargelang u een zelfstandig hoofd- of een bijberoep uitoefent. U bent zelfstandige in hoofdberoep als uw zelfstandig beroep uw voornaamste of enige bezigheid is. Als u gewoonlijk (minstens halftijds) een ander beroep uitoefent (loontrekkend, in het onderwijs,...), wordt u beschouwd als zelfstandige in bijberoep.

Zelfstandige in hoofdberoep

Tot het einde van het derde volledige kalenderjaar, worden voorlopige bijdragen geïnd (een voorschot, in afwachting van de vaststelling van uw echte zakencijfer). Voor 2007 liggen deze bijdragen vast op:

• €497,92 per kwartaal voor het eerste volledig kalenderjaar en de kwartalen die daaraan voorafgingen
• €578,26 per kwartaal voor het tweede volledige kalenderjaar
• €655 per kwartaal voor het derde volledige kalenderjaar.

De bijdragen worden nadien geregulariseerd, nl. berekend op de werkelijke inkomsten van de laatste 3 jaar. De werkelijke bijdragen zijn een percentage van uw bruto-inkomsten (verminderd met de professionele lasten). Ze bedragen:

• 19,65% op de schijf tussen €9.792,99 en €47.830,21
• 14,16% op de schijf tussen 47.830,21 en €70.492,18.

WEETJE De regularisatie (lees: extra bijdragen) van de eerste 3 jaren, die toegevoegd wordt aan de bijdragen van het vierde volledige kalenderjaar, vormt meestal een zware financiële last. Daarom is er een gunstregime voor wie zich als zelfstandige in hoofdberoep vestigt: de kwartaalbijdragen voor het vierde jaar worden verminderd met 15%, met een maximum van ?125 per kwartaal.

Zelfstandige in bijberoep

Ook als zelfstandige in bijberoep betaalt u bijdragen, maar u bouwt geen rechten op. U zult bijv. geen extra pensioen krijgen.

U betaalt €62,70 als uw jaarinkomen beneden de €1233 blijft. Daarboven betaalt u hogere bijdragen, maar nog steeds minder dan voor een hoofdberoep. Vanaf €9.792,99 betaalt u dezelfde bijdragen als in hoofdberoep.

Stap 6 Sluit u aan bij een ziekenfonds

Start u een zelfstandige activiteit in hoofdberoep, dan moet u zich aansluiten bij een ziekenfonds naar keuze of bij de Hulpkas. Voor zelfstandigen dekt het ziekenfonds enkel de zware risico’s (operatie, hospitalisatie,...). Wie zich na 1 juli 2006 als zelfstandige heeft gevestigd, is ook gedekt tegen kleine risico’s (dokter, tandarts,...). De anderen moeten momenteel nog een aanvullende verzekering nemen. Vanaf 1 januari 2008 zullen alle zelfstandigen ook gedekt zijn tegen kleine risico’s.

Stap 7 Vervul uw fiscale verplichtingen

Zelfstandigen krijgen geen nettoloon zoals loontrekkenden. Zij moeten zelf hun belastingen storten. Wie zijn belastingen pas betaalt nadat ze het jaar nadien door de administratie zijn vastgesteld, krijgt nog een belastingvermeerdering aangerekend van 6,75% (voor het aanslagjaar 2007 – inkomsten 2006). Door voorafbetalingen te doen in het inkomstenjaar zelf, vermijdt u de belastingvermeerdering en kunt u bovendien in aanmerking komen voor een bonificatie. U kunt deze voorafbetalingen storten tegen 10 april, 10 juli, 10 oktober en 20 december. U kunt telkens een vierde van uw geschatte belasting storten maar u kunt ook al tegen 10 april het volledige bedrag storten, wat u een grotere bonificatie oplevert.

Concreet doet u de voorafbetaling door storting of overschrijving op rekeningnummer 679-2002340-66 van de Dienst Voorafbetaling, North Galaxy, Koning Albert II-laan 33, bus 42, 1030 Brussel (02 576 40 50). Is het uw eerste storting, dan geeft u uw naam en adres op en de vermelding Nieuw, gevolgd door uw rijksregisternummer. U krijgt dan een antwoord van de administratie met vermelding van uw refertenummer, evenals een aantal voorgedrukte stortingsformulieren. Het jaar daarop krijgt u een uittreksel van uw voorafbetalingen dat u bij uw fiscale aangifte voegt.

WEETJE Bedraagt uw netto belastbaar jaarinkomen minder dan ?5.480, dan hoeft u geen voorafbetalingen te doen.

Zelfstandige activiteit na het pensioen

Bent u met pensioen, dan mag u een zelfstandige activiteit uitoefenen maar u moet uiteraard ook de administratieve verplichtingen vervullen. Zo zult u zich bij een sociale verzekeringskas moeten inschrijven en sociale bijdragen betalen. Als gepensioneerde betaalt u een speciaal tarief van €90,64 per kwartaal.

Gepensioneerde loontrekkenden die ouder zijn dan 65 jaar moeten hun bijkomende activiteit niet meer aangeven, alle andere gepensioneerden wel. Ze doen dat bij de instelling die hun pensioen betaalt. Het aangifteformulier kunt u krijgen bij uw gemeente of bij de Rijksdienst voor pensioenen (voor ex-werknemers), de RSVZ (voor wie vroeger ook al zelfstandige was) of de Pensioendienst voor de Overheidssector (voor wie vroeger ambtenaar was).

Let op! Om uw pensioen niet te verliezen, mag uw activiteit bepaalde inkomensgrenzen niet overschrijden. De bijverdiengrenzen vindt u in de tabel:

Overlevingspensioen/minder dan 65 jaar – Rustpensioen of rust- en overlevingspensioen voor de wettelijke pensioenleeftijd – Rustpensioen of rust- en overlevingspensioen na de wettelijke pensioenleeftijd

Zonder kinderlast – €12.800 – €5.937,26 – €13.719,35

Met kinderlast – €16.000 – €8.905,89 – €16.689,98

Maatschappelijke zetels van de erkende ondernemingsloketten

• Acerta ondernemingsloket, Sneeuwbeslaan 20, 2610 Antwerpen, 03 740 78 78
• Biz ondernemingsloket, Koningstraat 284, 1000 Brussel, 078 15 25 20
• Eunomia, Kol. Bourgstraat 113, 1140 Brussel, 02 743 04 82
• Formalis, Lombardstraat 34-42, 1000 Brussel, 02 545 58 00
• Securex ondernemingsloket-Go start, Genèvestraat 4, 1140 Brussel, 02 729 95 91
• HDP ondernemingsloket, Kruidtuinstraat 67-75, 1210 Brussel, 02 219 14 88
• Het loket van de Kamers van koophandel, Montoyerstraat 3, 1000 Brussel, 02 209 05 50
• KMO, Direct Spastraat 8, 1000 Brussel, 02 238 07 07
• Partena ondernemingsloket, Anspachlaan 1, 1000 Brussel 02 549 74 70
• UCM ondernemingsloket, A. Lacomblélaan 29, 1030 Brussel, 02 743 33 90

Meer info

• De Federale Overheidsdienst Economie biedt heel wat informatie over het opstarten van een eigen zaak: 02 277 51 11, Contact Center (gratis nummer) 0800 12 033, www.mineco.fgov.be
• FOD Sociale Zekerheid, Administratie voor de sociale zekerheid der zelfstandigen, 02 528 60 11, www.socialsecurity.fgov.be
• Rijksdienst voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen (RSVZ), 02 546 42 11, www.rsvz-inasti.fgov.be
• Rijksdienst voor Pensioenen (werknemers), gratis nummer 0800 50 246, www.rvponp.fgov.be