Hou je bankafschriften goed bij

Het zijn nuttige bewijsstukken bij betwistingen over betalingen uit het verleden. Maar banken bewaren je bankafschriften maar 10 jaar en dat volstaat niet altijd.

Je bankafschriften bewaren is een van de eenvoudigste manieren om je financiële toekomst veilig te stellen, want ze verschaffen een onweerlegbaar bewijs. Een paar voorbeelden illustreren deze problematiek beter dan de theorie.

Stel, je bent getrouwd onder het wettelijk stelsel dat van toepassing is als je geen huwelijkscontract hebt opgesteld. Je erft een eigendom van je ouders, verkoopt het en gebruikt dit geld om een aandelenportefeuille op te bouwen. Dit kapitaal maakt dus deel uit van je eigen vermogen. Maar bij het overlijden van je partner gaat de fiscus er standaard van uit dat jouw portefeuille deel uitmaakt van het gemeenschappelijk vermogen van jullie beiden. Op de helft daarvan moet je dus successierechten betalen! Om dit te vermijden moeten je bewijzen aanvoeren dat het geld oorspronkelijk afkomstig is van de erfenis van je ouders.

Of stel dat je 40 jaar geleden een grote som geld van je ouders erfde. Je huwelijkspartner overlijdt en je kan niet meer bewijzen dat het geld van jouw familie kwam. Dit betekent dat dit bedrag geacht wordt deel uit te maken van de huwelijksgemeenschap, waardoor de helft van die som wordt opgenomen in de erfenis van de overledene. Als overlevende partner ben je dan successierechten verschuldigd. En niet alleen jij, als langstlevende die recht heeft op het vruchtgebruik, maar ook je kinderen, die erfgenamen van de blote eigendom zijn. Kan je daarentegen aantonen dat dit bedrag uitsluitend tot je persoonlijke vermogen behoort, dan wordt dit niet in de nalatenschap opgenomen en hoef je dus geen successierechten te betalen.

Bankafschriften zijn cruciaal om een schenking van jaren geleden te kunnen aantonen.

Dit bewijzen kan enkel als je alle transacties gedetailleerd hebt bijgehouden. Heb je dat niet gedaan, dan zou dit wel eens erg pijnlijk kunnen aflopen. Want je rekeningafschriften, die het bewijs van betaling vormen, worden door de bank maar tien jaar bewaard, een verjaringstermijn die vaak wordt gebruikt in het burgerlijk recht. Na tien jaar zijn banken zelfs verplicht om deze informatie te verwijderen, in overeenstemming met de voorschriften van de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarna is het voor de klant onmogelijk om ze nog op te vragen. Ze worden gewoon uit de archieven verwijderd.

Uittreksels gestolen!

Dit kan problemen opleveren voor je belastingen, maar ook vaak als het gaat om het beslechten van scheidings- of erfenisgeschillen. Een bankier vertelt over zijn ervaring: “Een dame die overleed had drie kinderen, drie erfgenamen dus. Maar een van hen voelde zich benadeeld bij het verdelen van de nalatenschap, omdat zijn broer en zus al een som geld van hun moeder hadden gekregen toen die nog leefde. Dit wordt dan als een voorschot op de erfenis beschouwd, dat moet worden afgehouden van het erfdeel van deze twee begunstigden op de dag van het overlijden van de schenker. Tenminste, als er een bewijs van kan worden geleverd.”

Helaas voor de eiser was dat bewijs er niet. “De bankafschriften van de overleden moeder, die zich bij haar thuis bevonden, waren waarschijnlijk weggenomen door een van de bevoordeelde kinderen. De notaris die instond voor de nalatenschap beschikte niet over een notariële akte waaruit bleek dat er al geld aan twee erfgenamen was geschonken. En omdat deze vermoede geldtransacties meer dan 30 jaar in de tijd teruggingen, waren de bankafschriften uit die periode niet langer beschikbaar. Het was een perfecte hold-up, het bewijsmateriaal was verdwenen en er volgde ook geen bekentenis van een van de vermeende daders. Op het moment van het overlijden werd de nalatenschap dus in drie gelijke delen verdeeld, wat een gevoel van onrechtvaardigheid creëerde en de relatie tussen de kinderen stevig deed bekoelen.”

“Bij de banken zijn rekeningafschriften nu nog tien jaar beschikbaar via e-banking”, vervolgt de bankier. “Op het moment van de bekendmaking van het overlijden worden de rekeningen van de overledene geblokkeerd om te voorkomen dat er nog geld wordt overgemaakt, om zo erfbelasting te vermijden. Dit maakt het soms moeilijk of zelfs onmogelijk voor de langstlevende partner om toegang te krijgen tot cash geld voor dagelijkse betalingen. Doordat de rekeningen vanaf de bekendmaking van het overlijden – via een overlijdensakte, kennisgeving van een notaris, een pensioenfonds, enz. – meteen worden geblokkeerd, is het ook niet langer mogelijk om de afschriften digitaal te raadplegen, zelfs al ben je in het bezit van de kaart en code van de overledene. Willen erfgenamen een specifieke transactie op een rekening terugvinden, dan moeten ze de afschriften waarover ze beschikken uitpluizen. Hebben ze die niet, dan moeten ze de bank vragen deze opnieuw af te drukken, een betalende dienst. Je doet dit dus best zelf zolang je toegang hebt tot de rekening via een bankvolmacht.”

Digitale afschriften kan je vandaag bewaren in een hyperveilige kluis.

Welke afschriften bewaren?

Natuurlijk maakt niemand zich zorgen over een bankafschrift dat bewijst dat je tien jaar geleden een stokbrood kocht bij de bakker op de hoek. Maar wie zijn gezond verstand gebruikt, beseft dat er ook bepaalde transacties zijn waarvan je best levenslang een bewijs bewaart. Daarbij gaat het voornamelijk om:

– uitgaven met betrekking tot je woning

– grote transacties, vooral tussen familieleden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een indirecte schenking via een bankoverschrijving of elke andere grote uitgave, zoals het betalen van een eetkamer, van meubels, enz.

Papier of digitaal?

Het klopt dat papieren rekeningafschriften zeldzaam worden. Nog niet zo lang geleden stuurden banken hun klanten gratis rekeningafschriften met de post op, een praktijk waarvoor nu (meestal) betaald moet worden en waarvan nog steeds ongeveer 10% van de bankklanten gebruik maakt. Daarna boden de banken hun klanten de mogelijkheid om rekeningafschriften zelf af te drukken in het bankkantoor. Maar ook van deze manier van werken zijn de meeste banken afgestapt, met Belfius als uitzondering. Vandaag moet je thuis zelf je rekeningafschriften afdrukken en draai je zelf op voor de kosten.

En eens je die afschriften hebt, moet je ze ook nog bewaren. Papieren rekeningafschriften kunnen verloren gaan, gestolen worden of door een brand of waterschade worden vernietigd. Mondjesmaat bouwen banken ook de verhuur van kluizen af. Je kan er natuurlijk ook een in je eigen huis installeren, maar ook daar zijn risico’s aan verbonden. Privébedrijven nemen de verhuur van kluizen in een beveiligde ruimte over, zoals CitySafes dat een twintigtal vestigingen in België heeft. Het bedrijf wist zijn klantenbestand in één jaar tijd te verdubbelen en rondde de kaap van 10.000 klanten, een bewijs dat er vraag is naar deze service.

Download tijdig!

Toch hoef je vandaag je bankafschriften niet langer te printen om ze als bewijs te kunnen gebruiken. Je kan ze bewaren in een bestand op je computer en uit voorzorg ook nog eens op een USB-stick of een externe harde schijf. Want digitale rekeningafschriften hebben dezelfde juridische waarde als de papieren versie. Je moet ze wel downloaden volgens de vereiste procedure, in PDF-formaat. Een lijst met transacties op een scherm afdrukken of een screenshot van de pagina maken levert onvoldoende bewijs.

Het is ook cruciaal om je rekeningafschriften tijdig te downloaden. Een (digitaal) duplicaat van een bankafschrift heeft dan wel dezelfde juridische waarde als het origineel, maar het beleid hieromtrent verschilt van bank tot bank. Meestal kan je gratis een duplicaat in digitaal formaat krijgen voor transacties die tot 10 jaar teruggaan in de tijd. Maar sommige banken bewaren elektronische afschriften maar vijf jaar online, en soms zelfs maar een paar maanden. Als je ze niet op tijd downloadt en je hebt een betalingsbewijs nodig van een transactie die een hele tijd terug plaatsvond, dan moet je een duplicaat aan je bank vragen. En dat kan een dure zaak worden. De kosten voor deze service kunnen oplopen tot 250 euro per rekening, afhankelijk van de bankinstelling waar je klant bent.

Ons advies

Zorg voor verschillende vormen van back-up voor belangrijke documenten, bijvoorbeeld een print en een digitale versie. En maak gebruik van een hyperveilige digitale kluis om belangrijke documenten op te slaan en te beheren. Voorbeelden daarvan zijn Doccle en Izimi, de gratis digitale kluis van de notarissen. Zelfs al verander je van telefoon of gaat je computer stuk, dan nog kan je bij deze diensten altijd inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord.