Uittreksels, facturen, loonfiches,...: alles digitaal, is dat wel slim?

Papieren documenten zijn een uitstervend ras in een almaar meer gedigitaliseerde wereld. En dat heeft zo zijn gevolgen voor je administratie.

Je factuur van de maand februari is de laatste die je per post zal ontvangen. Wij schakelen geleidelijk over naar een veralgemeend gebruik van digitale kanalen (...) Voortaan verzenden wij je facturen, alsook alle informatie met betrekking tot je contract, elektronisch naar dit mailadres.

Klinkt dit je bekend in de oren? Wellicht heb je al gelijkaardige berichten van je energieleverancier ontvangen, of van je ziekenfonds? Kastickets, rekeninguittreksels, attesten, loonfiches: je krijgt ze steeds minder vaak op papier toegestuurd, ze worden immaterieel. Maar is het wel slim om ze niet langer af te drukken wanneer je ze aankrijgt? Welke risico’s loop je?

Rekeninguittreksels

Vaststelling. Grote banken zoals ING en BNP Paribas Fortis hebben de afschriftenprinter weggehaald uit hun selfbankingruimte. De druk om over te schakelen op volledig digitaal bankieren wordt daarmee nog maar eens opgevoerd, tenzij je veel wil blijven betalen om je uittreksels thuis toegestuurd te krijgen. Maar bij verschillende banken heb je slechts toegang tot je online rekeninguittreksels van de laatste 18 tot 24 maanden en kost een duplicaat van een uittreksel opvragen algauw 6 tot 25 euro!

Risico. Een schuldeiser kan het bedrag van een schuld tot tien jaar na datum claimen. En een advocaat kan de betaling van zijn honorarium gedurende vijf jaar opvragen. Een huiseigenaar beschikt over diezelfde termijn om de vereffening van niet-betaalde huur te eisen. De periodieke afrekeningen van gas, water, elektriciteit en telecommunicatie zijn eveneens vijf jaar lang opeisbaar.

Onze raad. Hou je rekeninguittreksels tien jaar bij – de verjaringstermijn van bepaalde belastingschulden – en langer voor werken die je aan je woning liet uitvoeren, want je weet nooit of de stedenbouwkundige dienst alsnog informatie wil. De betaling van onderhoudsgeld en bepaalde belangrijke financiële transacties – zoals een schenking binnen de familie – hou je ook best bij als bewijslast, zelfs 20 jaar als dat nodig is.

Facturen en kastickets

Vaststelling. Voor alle lichamelijke roerende goederen, zoals een auto, koelkast, meubelen enz. geldt een wettelijke garantieperiode van minimum twee jaar, vanaf het moment van de levering. Maar steeds meer handelszaken versturen hun kasticket via mail, wat hen ook toelaat om je gerichte reclame toe te sturen.

Risico. Speel je een kasticket of een factuur kwijt, dan zal het je veel moeite kosten om je recht op de garantie te doen gelden. En als je digitale zendingen aanvaardt, let er dan op dat je recht op privacy niet wordt geschonden.

Onze raad. Hou je kastickets van aankopen zoals elektrische huishoudapparaten goed bij, en dit gedurende twee jaar. En zoals we al aanstipten, gooi nooit de facturen weg van werken die je aan je woning liet uitvoeren.

Fiscale documenten

Vaststelling. Beroepskosten, je loonof pensioenfiches, je lening, alimentatie... De controletermijn van de fiscus voor deze documenten bedraagt in principe drie jaar, of zeven bij aanwijzingen van fraude. En deze wettelijke termijn kan nog met verschillende maanden worden verlengd vanaf de datum dat er een klacht wordt ingediend.

Risico. Je zal diverse instanties moet aflopen om alle gevraagde bewijzen te verzamelen, met het risico dat je ze niet meer zal kunnen voorleggen.

Onze raad. Bewaar alle documenten die noodzakelijk zijn voor het invullen van je belastingaangifte minimum zeven jaar. De belastingdienst houdt zelf al een reeks documenten bij, zoals je belastingaangifte, btw-documenten en andere fiscale fiches (toegankelijk via MyMinfin of Mybox), maar toch is het slim om ze ook zelf bij te houden. Lees hieromtrent ook het kadertje ‘Hoe je documenten bewaren?’

Loonfiches

Vaststelling. Ontvang je je loonfiche enkel nog elektronisch? Weet dan dat je werkgever niet zomaar zelf over deze overschakeling kan beslissen. “Wil je werkgever elektronische in plaats van papieren loonfiches versturen, dan moet hij daarvoor een overeenkomst bereiken met de werknemers en het arbeidsreglement in die zin aanpassen”, bevestigt Amandine Boseret, juriste bij sociaal verzekeringsfonds Acerta. Je werkgever is trouwens wettelijk verplicht je loonfiche gedurende vijf jaar te archiveren, wat enkel kan via een erkende organisatie en in overeenstemming met de privacywetgeving.

Risico. Als werknemer moet je je loonfiches kunnen voorleggen bij de rechtbank, bijvoorbeeld in een fiscaal geschil, maar ook in het kader van een echtscheiding om de inkomsten van de ex-echtgenoten vast te stellen.

Onze raad. Bewaar je maandelijkse loonfiche minimum zeven jaar. En vooral: bewaar je jaarlijkse overzichtsfiche tot... je met pensioen gaat. Want stel dat er bij het bepalen van je pensioenbedrag een rekenfout gebeurt, dan kan je jaarlijkse loonoverzichtsfiche voor afdoend bewijsmateriaal zorgen.

Verzekeringen

Vaststelling. Je moet natuurlijk ook je verzekeringsdocumenten (vooral de bijzondere voorwaarden) zo lang bewaren als je door een verzekering gedekt bent of zo lang een procedure voor schadeloosstelling loopt. Je verzekering burgerlijke aansprakelijkheid kan je nog tot drie jaar na het einde van het contract inroepen, indien het schadegeval plaatsvond toen je nog verzekerd was welteverstaan. Een slachtoffer beschikt trouwens ook over een periode van tien jaar om tegen jou te procederen.

Risico. Zonder documenten riskeer je te zijn vergeten voor welke dekkingen je vroeger verzekerd was.

Onze raad. Je houdt je verzekeringsdocumenten best tien jaar bij. Maar let op, sommige verzekeringen zijn voor het leven. Die moet je dus bijhouden tot... je dood.